Sagteware resensies

11 Beste dokumentbestuursagteware van 2020 hersien


Dokumente en lêers is 'n wesenlike deel van u besigheid.

Of u nou 'n groot organisasie, 'n klein onderneming bestuur, of selfs 'n onderneming doen werk van die huis af, is die kans goed dat u baie dokumente skep. Sodra u hierdie dokumente geskep het, moet u hulle veilig en georganiseerd hou om te verseker dat u span en kliënte maklik toegang daartoe kry.

Om dinge eenvoudiger te maak, kan u dit gebruik dokumentbestuursagteware.

Die behoefte aan hierdie gereedskap neem toe, met die globale dokumentbestuursagteware mark sal waarskynlik teen 2028 $ 11,06 miljard bereik.

Hierdie instrumente word al hoe gewilder - en om 'n goeie rede.

Dit help u om lêers georganiseer en veilig te hou om naatlose samewerking tussen alle belanghebbendes te verseker. Dit maak dit ook eenvoudiger vir u om op enige platform, toestel of webblaaier op te laai, af te laai of net toegang tot lêers te kry.

Om u te help om die regte besluit te neem, beoordeel ek die beste sagteware vir dokumentbestuur. Hierdie resensies is gebaseer op hul belangrikste kenmerke, gemak van gebruik, integrasies, dokumentlewensiklus, lêerformate, werkvloei-outomatisering, prysbepaling, en meer.

Laat ons begin.

Wat is die beste sagteware vir dokumentbestuur?

Hier is my beste keuses vir die beste dokumentbestuursagteware wat ek vanjaar kan gebruik.

1. Dropbox.

Dropbox is een van die gewildste alles-in-een-dokumentbestuurstelsels beskikbaar. Dit laat digitale batebestuur toe vir sowel tradisionele as multimedia-dokumente. Dit laat ook die redigering van die dokumente toe, en veranderinge is intyds sigbaar vir ander gebruikers.

Met nuwe funksies soos OCR (optiese karakterherkenning) om beelde te omskep in teks en tonne app-integrasies van derdepartye, kan u nie verkeerd gaan met Dropbox nie.

Belangrike kenmerke:

  • Rekeningoordragnutsding - Dit stel u in staat om lêers veilig tussen meerdere gebruikers oor te dra in die geval van skommeling of verandering van verantwoordelikhede.
  • Dropbox Showcase - Vertoon al u werke in bladsye wat professioneel bestuur word en hou die gebruikers dop wat met u lêers betrokke is.
  • Derdeparty-appintegrasie - Dropbox bied 'n robuuste integrasie met meer as 3,00,000 gekoppelde toepassings.
  • Regstreekse ondersteuning - Die regstreekse ondersteuning bied robuuste diens via e-pos-, gesels- en telefoonoproepe.

Voor:

  • Aanbiedinge 'afvee' funksie om u lêers onmiddellik te verwyder van gesteelde toestelle en gekapte rekeninge om die data veilig te hou
  • Laat u toe om die aktiwiteite van u span deur die admin-dashboard te monitor
  • Bied tydelike toegang deur middel van verlangde skakels en skakel aflaaie in skakels uit
  • Help u om geskrapte lêers te herstel deur die vorige weergawe van die lêer te herstel
  • Sinkroniseer oor toestelle en platforms
  • Word gelei met 'n funksie genaamd 'spanvouerbestuurder' om u te help om beheer en sigbaarheid oor spanmappe te verkry
  • Bied 'n verskeidenheid buigsame opslagplanne

Nadele:

  • Mobiele weergawe is nie so gebruikersvriendelik soos die lessenaarweergawe nie
  • Oplaai kan stadig wees

Pryse:

Die standaard- en gevorderde planne kos onderskeidelik $ 12,50 en $ 20 per maand. Die prysbepaling van sy ondernemingsplan is op aanvraag beskikbaar.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs is 'n ander gewilde dokumentbestuursagteware op hierdie lys. Dit stel u in staat om al u lêers veilig op die wolk te stoor en te bestuur. Dit bied ook kragtige samewerkingsinstrumente, insluitend groepdeling en tweerigting-synchronisasie, om u te help om doeltreffend met afgeleë kliënte en werknemers te werk.

Belangrike kenmerke:

  • Stoor dokumente - Dit stel gebruikers in staat om groot lêers, insluitend video's, gidse en selfs volledige databasisse maklik te stoor.
  • E-pos in - Stuur dokumente onmiddellik van u e-pos of skandeerder na die wolkrekening sonder om aan te meld.
  • Skoon organisasie - Skep maklik dopgehou en ondervouers vir skoon kategorisering van lêers gebaseer op projek-, funksie- en lêertipes.
  • Tweerigting-sinkronisering - U kan óf aanlyn óf vanlyn op u tafel werk; lêers word outomaties opgedateer sodra u weer aanlyn is.

Voor:

  • Laat u toe om 'n groot aantal dopgehou oor te dra sonder om die bestelling deurmekaar te maak
  • Skep outomatiese rugsteun van lêers om verlies van data te voorkom
  • Laat u toe om lêers in grootmaat op te laai
  • Stel u in staat om 'n groep te skep om lêers met verskeie gebruikers op een slag te deel
  • Bied klets in die app om met verskillende spanlede saam te werk
  • Stel herinneringe en taak in om die bestuur tussen spanne te bestuur en te delegeer
  • Stoor u lêers op verskillende bedieners op verskeie plekke
  • Dit bied streng sekuriteit deur lêers te enkripteer deur 'n RSA-gebaseerde 2048-bis-sleutel wat gebou is via Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Bied die funksie vir die ouditspoor aan om wysigings wat deur ander gebruikers gedoen is, op te spoor
  • Laat u toe om dit volgens u handelsmerkvereistes te personaliseer
  • Bied 'n gratis weergawe vir tot 5 gebruikers aan

Nadele:

  • Die gebruikerskoppelvlak lyk basies en gedateer
  • Die laai tyd van die toepassing is stadig

Pryse:

Die betaalde planne begin vanaf $ 5 per maand. U kry ook 'n gratis proeftydperk van 15 dae.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet is 'n ander kragtige dokumentbestuurstelsel (DMS) wat u help om lêers onmiddellik te skandeer en digitaal te maak. Dit stel u ook in staat om 'n enkele lêer in verskeie formate met 'n wagwoordbeskermde skakels te stuur en lêers maklik te kategoriseer en op te spoor.

Belangrike kenmerke:

  • Kragtige soektog - Dit maak dit moontlik om 'n volledige teks te soek na 'n lêer wat in enige lêergids geleë is. Dit organiseer, herken, noem en stoor outomaties al die dokumente met behulp van inligting wat in die lêers beskikbaar is.
  • Werkvloeibestuur - Hersien maklik die momentopname van u dokumentwerkstroom. Dit laat u ook kyk na spesifieke stadia van die werkstroom.
  • Ingeboude sjablone - Hefboom sjablone vir die vouerstruktuur wat u deur die hele stelsel wil hou. U kan ook dokumente skep met vooraf-gedefinieerde name.
  • Lêerversoeke - Laat eksterne kliënte en werknemers toe om lêers op die stelsel op afstand op te laai deur gaste-toegang deur die File File-funksie te benut.

Voor:

  • Hiermee kan u bestuur instel van individuele gidse, kaste, laaie van lêers
  • U kan 'n eSignature-versoek aan enige persoon stuur vir enige dokument
  • Hiermee kan u 'n aparte ouditspoor hou vir ondertekende dokumente om nakoming en veiligheid te verseker
  • Bied 'n gebruikersvriendelike tafelblad-toepassing
  • Voer e-posse en bylae in 'n vooraf gedefinieerde vouer in
  • Bied responsiewe tegniese ondersteuning aan
  • Word toegerus met Android- en iOS-mobiele toepassings
  • Hiermee kan u dokumente direk vanaf die kamera oplaai
  • Gebruik twee-faktor-verifikasie en rolgebaseerde toestemming vir verbeterde sekuriteit
  • Eind-tot-einde-kodering van lêerdeling en -berging
  • Bied integrasie met derdepartytoepassings, waaronder Salesforce en Microsoft Office

Nadele:

  • Dit kan meer gebruikersvriendelik wees

Pryse:

Sy intekenplanne begin by $ 15 per maand en strek tot $ 199 per maand. U kry ook 'n gratis demo.

4. Digitale laai.

Digitale trekker is een van die voorkeuropsies van mediumgrootte ondernemings in onder meer kleinhandel, vervaardiging en onderwys. Dit is in staat om dokumente onmiddellik te skandeer en op te slaan en bied op die perseel dokumentberging vir 'n ekstra sekuriteitslaag.

Belangrike kenmerke:

  • Organisering van dokumente - Organiseer al u dokumente maklik op 'n gesentraliseerde plek met 'n bekende lêer- / vouerstruktuur op Windows. Dit laat u ook lêers stoor in verskeie lêskaste vir maklike segregasie.
  • Buigsaam - Voeg dokumente maklik saam of voeg bladsye by die reeds bestaande dokumente. U kan ook dokumente met verskillende indekse weer etiketteer.
  • Maklike invoer - Maak gebruik van sleep-en-sleep, kopieer en plak en skandeer of voer funksies in om lêers maklik direk in die skyf in te voer.
  • Sekuriteit - Dit bied 'n kragtige sekuriteit van al die dokumente deur middel van AES-128-bit Encryption. U kan ook die ouditroete benut om tred te hou met die veranderinge aan enige dokument.

Voor:

  • Pas lêskaste onmiddellik aan vir spesifieke besigheidsvereistes
  • Benut die weergaweweergawe om toegang tot ouer weergawes van dieselfde lêer te kry
  • Met sleutelwoord- en teks-soektog kan u maklik lêers vind wat in enige vouer op die skyf gestoor is
  • Laat u toe om dokumente direk vanaf die skyf te druk
  • Vang en voer verskeie dokumente tegelykertyd in
  • Dit sinchroniseer veranderinge wat aangebring is aan die lêers vanaf enige toestel
  • Werk maklik met verskillende belanghebbendes saam deur die veranderinge wat aan die lêer aangebring is, intyds te hersien
  • Bied 'n gratis proeftydperk aan

Nadele:

  • Bied beperkte funksies
  • Nie geskik vir groot organisasies nie

Pryse:

U kan óf 'n eenmalige lisensie van die sagteware koop teen 'n eenmalige koste van $ 1.200, óf u kan 'n intekenplan van $ 500 per jaar gebruik.

5. FileHold.

FileHold is 'n oplossing vir ondernemingsdokumente (DMS) wat bekostigbaar en maklik is om te installeer. U kan dokumente maklik deur die sagteware skandeer, bewaar en indekseer. Om absolute veiligheid te verseker, kan u die sagteware ook op u plaaslike bediener installeer.

Belangrike kenmerke:

  • e-vorms - Onttrek maklik metadata-inligting uit elektroniese vorms deur gebruik te maak van standaard Microsoft Word-instrumente wat in Office- of PDF-vorms bestaan.
  • Courier - Dit is 'n veilige metode om dokumente te stuur wat ook bewys van aflewering stuur. Dit stel die ontvangers ook per e-pos in kennis met 'n skakel na die dokument.
  • Lêerbestuur - Dit stel u in staat om doeltreffender te word deur u daaglikse take te onderskei en lêerbestuur effektief te maak.
  • Skandeer en beeldvorming - Gaan papierloos deur die dokumente direk te skandeer en te beeld om aan verskillende gebruikers regoor die wêreld te stuur.

Voor:

  • Bied veelvuldige blaaierondersteuning
  • Word gelei met 'n bekwame slimfoon-sagteware om alle dokumente maklik te bestuur
  • Dit is toegerus met Google-agtige gevorderde soektog wat die metadata van die dokument gebruik om u te help om relevante resultate te vind
  • U kan dit doeltreffend met Microsoft Office integreer om direkte toegang tot gereedskap soos Outlook, Word, PowerPoint, Excel en Visio moontlik te maak
  • Bestuur maklik die nuutste sowel as argiefdokumente deur middel van gevorderde beleid vir bewaring en behoud
  • Benut die vermoë om in / uit te haal om oorskryding te vermy terwyl u aan 'n spesifieke dokument werk
  • Skep virtuele vouers om oneindige versameling lêers te bewerkstellig
  • Laat u toe om op die dokumente vanlyn te werk, en al die veranderinge sal gestoor word sodra u weer aanlyn is
  • Bied ondernemingsinhoudbestuur (ECM) en argivering

Nadele:

  • As u 'n beginner is, vind u dit miskien 'n bietjie uitdagend om die funksionaliteite daarvan te verstaan
  • Die gebruikerskoppelvlak is nie gebruikersvriendelik nie

6. Dokumentopsporing.

Document Locator bied 'n kragtige integrasie met Windows en 'n doeltreffende wolkgasheer vir maklike lêerbestuur. Van die indrukwekkendste kenmerke daarvan bevat onder meer weergawebeheer, papierlose skandering, dokumentbeheer, e-posbestuur en meer.

Belangrike kenmerke:

  • Skandeer - Met Document Locator kan u dokumente maklik omskakel in lêers wat volledig deursoek kan word. U kan ook dokumente vaslê en belangrike feite oor die dokument verstaan ​​as lêermetadata.
  • Outomatiese werkvloeie - Dit bied 'n verskeidenheid werksvloei-funksies, waaronder onder meer time-out, rolgebaseerde prosesse, gehaltebeheerpunte en aanpasbare kennisgewingsjablone.
  • Soekopsies - U kan lêers deur verskeie funksies deursoek, insluitend vinnige soek, kragonderzoek, gevorderde soek of My DL-soektog.
  • Dokumentgoedkeuring - Neem maklik elektroniese dokument goedkeuring om deursigtigheid en nakoming te verseker. Dit ondersteun ook beide enkele goedkeuringsstappe en komplekse meervoudige goedkeuringsstappe.

Voor:

  • Hiermee kan u die metadata van geskandeerde lêers vanaf sones, voorblaaie, strepieskodes vaslê, of individueel op die skerm kies deur die voorskou in die Document Pro te gebruik
  • Bied ondersteuning oor alle blaaiers, toestelle en platforms
  • Verbeter prosesbuigsaamheid deur delegeringsopsies
  • U kan dokumentgesentreerde bewerkings outomatiseer om herhaalbaarheid te vermy en die doeltreffendheid van die operasie te verbeter
  • Gaan 'n gedefinieerde voorbeeld van werkstroom na vir beter kwaliteitskontrole
  • Stel u in staat om die status van die oorsig van die dokument en die stappe van goedkeuring op te spoor
  • Outomatiese aanmanings en kennisgewings maak die goedkeuringsproses van dokumente vinniger
Nadele:
  • Die gebruikerskoppelvlak is 'n bietjie slordig
  • Bied opleiding slegs 'n paar keer per jaar aan

Pryse:

Sy lisensiepryse begin van $ 250 en styg tot $ 400.

7. hightail.

HighTail maak dokumentbestuur meer gebruikersvriendelik en intuïtief. Boonop laat dit kreatiewe professionele persone toe om groot lêers, waaronder video-, kunswerk, ontwerp, fotografie en aanbiedingslêers maklik te deel.

Belangrike kenmerke:

  • Voorskou vir hoë resolusie - U kan groot lêers voorbeskou of stroom sonder om dit af te laai.
  • Intydse gesprek - Individue of spanne kan intydse e-posse, projekopdaterings en opmerkings ontvang.
  • Vryhand-aantekeninge - Hiermee kan u die lêers proeflees deur 'n vak, pyl-, lyn- of vryhandvorm te teken om die multimedia-lêers op te merk.
  • Weergawe-vergelyking - U kan 'n vergelyking van die lêers op dieselfde skerm langs mekaar gebruik om die veranderinge te meet en maklik terugvoer te gee.

Voor:

  • Laat gebruikers toe om duidelike terugvoer te gee deur middel van 'n direkte kommentaar op die lêer, wat minder resultate en 'n beter eindproduk tot gevolg het
  • Vereenvoudig en konsolideer die kreatiewe proses om die tyd-tot-mark te verminder
  • Ontvangers het nie 'n rekening nodig vir toegangsbeheer om die gedeelde lêers te sien nie
  • Word gelei met 256-bis AES-kodering, tesame met ondernemingsgraad-sekuriteitsaanbiedings om streng sekuriteit oor die hele stelsel te lewer
  • bied 'stuur spoorsnyer' funksie om uit te vind wanneer lêers afgelewer en afgelaai word
  • Kyk na verskeie lêers gelyktydig deur visuele vouers
  • Bied 'n gratis weergawe vir individue aan

Nadele:

  • Gedeelde skakels verval te vinnig
  • Die soekfunksie is nie gebruikersvriendelik nie

Pryse:

Sy premieplanne begin by $ 12 per maand en styg tot $ 36 per maand.

8. Evernote Besigheid.

Evernote Business is sonder twyfel een van die gewildste instrumente vir lêerbestuur. Dit help u om notas en lêers maklik te maak en te deel om 'n slimmer en produktiewer werkplek te skep. Al sy funksies fokus hoofsaaklik op die verbetering van die produktiwiteit van die onderneming.

Belangrike kenmerke:

  • Verbeter produktiwiteit - Spanne kan idees effektief versamel, kategoriseer en deel om produktiwiteit te verhoog.
  • Web Clipper - Stoor webblad-skermkiekies onmiddellik in u EverNote-rekening. U kan maklik al die nuttige inligting aanlyn stoor en vind dat hulle geknip is wanneer u dit benodig.
  • Ingeboude sjablone - U kan die ingeboude sjablone van Evernote gebruik om tyd en moeite te bespaar terwyl u aan spesifieke behoeftes voldoen. Die maklik te installeer sjablone is baie aanpasbaar, en u kan dit selfs oneindig baie keer gebruik.
  • Uitgebreide integrasie - Dit bied uitgebreide integrasie met onder andere apps soos Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive en Slack.

Voor:

  • Laat die sny van skermkiekies toe om die inligting wat u benodig, vas te lê
  • Bied verskeie kortpadsleutels om u doeltreffendheid te verbeter
  • Laat u toe om lêers en rekeninge intyds te wysig
  • U kan ook handgeskrewe notas, witbordfoto's en geskandeerde beelde soek
  • Dit is in staat om 11 handgeskrewe en 28 getikte tale te identifiseer
  • Evernote for Business ondersteun ook Penultimate for iPad
  • Stel u in staat om fisiese dokumente te skandeer en dit as beveiligde lêers te hou

Nadele:

  • Die organisering van items is nie foutloos nie
  • Die sinchronisasie van groter lêers is maar stadig

Pryse:

Die betaalde planne begin vanaf $ 14,99 per maand per gebruiker.

9. Smartsheet.

Smartsheet is een van die voorkeurkeuses van ondernemings om soepel projekbestuur, lêerdeling en samewerking te bewerkstellig. Een van die belangrikste kenmerke daarvan is dat dit uitgebreide integrasie met derdeparty-apps bied, insluitend Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier, en meer.

Belangrike kenmerke:

  • Voorafgestelde sjablone - Dit bied vooraf ingestelde sjablone om u te help om werkstrome en sakeprosesse op 'n baie maklike manier te definieer.
  • Inhoud samewerking - Hou maklik toesig oor die vordering met die produksie vanaf u blad, ken take toe, gebruik outomatiese aanmanings, laat ander gebruikers toe om inhoud te hersien en gedetailleerde terugvoering te gee deur vasgespelde annotasies.
  • Baie veilig - Smartsheets maak gebruik van data-oortolligheid met meerdere terreine, hosting by Equinix en AWS-fasiliteite om seker te maak dat u dokumente veilig is.
  • Outomatisering - U kan herhalende prosesse outomatiseer deur goedkeurings aan te vra of waarskuwings en opdaterings te stuur.

Voor:

  • Laat u toe om voorwaardelike paaie en verskeie aksies te kombineer om u werkvloei maklik te outomatiseer
  • Aktiveer doeltreffende samewerking deur die data in reële tyd oor verskillende toepassings op te dateer
  • Vervang of smelt data maklik uit Excel-sigblaaie, CSV-lêers en Google Blaaie in Smartsheet
  • Bied maklik-om-te-gebruik-UI om u dashboard aan te pas
  • Bied intydse toegang op u smartphone deur iOS- en Android-programme
  • Laat gebruikers van derdepartye lêers en dokumente na

Nadele:

  • U moet baie moeite doen om die lang lys funksies te leer

Pryse:

Die standaardpryse begin by $ 14 per maand. Vir ondernemingsplanne met meer gevorderde funksies, moet u kontak met die ondernemer kry.

10. Onehub.

Onehub is 'n ander kragtige dokumentbestuursagteware op hierdie lys. Dit bied maklike oplaai van lêers met die sleep-en-drop-funksie. Boonop laat dit gebruikers toe om weergawes te beheer, lêers in subgidse te organiseer en veilig te deel.

Belangrike kenmerke:

  • Laai lêers maklik op - Laai lêers onmiddellik op deur 'n sleep-en-funksie. Dit laat ook die outomatiese weergawe van lêers, die gidsgebaseerde organisasie en 'n veilige FTP-poort toe vir grootmaatoplaaie toe.
  • Aanpassing - Pasmaak bladsye, logo en kleurtemas van die toepassing maklik volgens u handelsmerkbehoeftes. U kan ook 'n pasgemaakte domein en wit etikettering by u rekening voeg.
  • Sekuriteitskenmerke - Dit maak gebruik van 'n magdom sekuriteitsfunksies, insluitend rolgebaseerde toestemmings, time-outs vir sessies, ouditroetes en twee-faktor-verifikasie om u data veilig te hou.
  • Voorskou - Kyk maklik na die voorskou van lêers en dokumente sonder om dit op 'n blaaier of mobiele toestel af te laai.

Voor:

  • Hiermee kan u die medewerker kontak om u lêers goed te keur of na te gaan
  • Bied 'n gladde integrasie met Google Drive en OneDrive
  • Laat u boodskappe toe om met elke lid van die span te kommunikeer
  • Hou aktiwiteit dop om te weet wie plaas wat en wanneer
  • Plaas opmerkings oor gidse om maklik terugvoer te deel
  • Maak gebruik van ouditroetes om toegang onmiddellik te herroep sodra u iets vissies sien
  • Maklike ingewikkelde wagwoordbeleid maklik af

Nadele:

  • Die gebruikerskoppelvlak lyk effens gedateer
  • U kan nie subgroepe gebruikers skep nie

Pryse:

Die betaalde planne begin vanaf $ 12,50 per maand en styg tot $ 500 per maand.

11. InfoRouter.

InfoRouter is 'n ander instrument vir die bestuur van dokumente wat u kan help om al u dokumente maklik te bestuur. U moet dit egter via die bedienerkant installeer sonder die sykomponente van die kliënt. Die goeie nuus is dat dit hoogs skaalbaar is en tot 100 bedieners kan gebruik om die werklading te deel.

Belangrike kenmerke:

  • Rekordbestuur - Bestuur besigheidskritiese rekords op 'n veilige manier deur dokumente na vooraf gedefinieerde werkvloeie te stuur en hul status intyds op te spoor.
  • Rapportering - Kry 'n gekonsolideerde verslag van gebeure wat daagliks plaasvind.
  • Multi-taal - Dit bied ondersteuning vir meertale wat u kan gebruik vir e-poskennisgewings.
  • Warmvouers - Dit voer outomaties die data van gemonitorde vouers in vooraf gedefinieerde InfoRouter-gidse in.

Voor:

  • Hiermee kan u beelde omskep in PDF-lêers
  • U kan 'n onbeperkte aantal vouers skep
  • Laat die skepping van verskeie wortelvouers toe
  • Ondersteun beide HTTPS en SSL
  • Laat u toe om e-pos- en tekssjablone aan te pas
  • Ondersteun klassifikasiegeskiedenis en geklassifiseerde dokumente

Nadele:

  • Die oplaai van groot lêers verloop effens stadig
  • Die gebruikerskoppelvlak is ingewikkeld

Pryse:

Die pryse daarvan is op versoek beskikbaar.

Ander instrumente wat nog nie vir hierdie lys beoordeel is nie, is Docuware, M-Files en SharePoint.

Wat is sagteware vir dokumentbestuur?

Met besighede wat aanlyn beweeg, kry die afgelope tyd baie aandag aan dokumentbestuursagteware.

Dit is eenvoudig rekenaarsagteware wat gebruik word om dokumente in digitale formaat te organiseer, te indekseer, te stoor, te bestuur, te bestuur en op te spoor. Boonop help hulle u om dokumente in digitale formate met behulp van skandeerders redelik maklik te omskep.

Dit is baie uitdagend om 'n enorme hoeveelheid data te hanteer, veral as die dokument in sy fisieke vorm is.

In werklikheid verloor baie sakeproduktiwiteit bloot deur die oorkom van dokumentasie-uitdagings. Sodra dit in elektroniese formate omgeskakel is, word dit makliker om deur dokumente te navigeer. Uiteindelik spandeer u minder tyd om na hulle te soek en kan u meer op mynbou-inligting konsentreer.

Hoe gebruik u sagteware vir die bestuur van dokumente?

Dokumentbestuurhulpmiddels is redelik maklik om te gebruik. Die meeste van die stappe oorvleuel, ongeag die sagteware wat u gebruik.

Kom ons kyk na die praktiese stappe met behulp van Evernote Besigheid.

Besoek die webwerf en skep u rekening en vul die nodige besonderhede in as dit 'n besigheidsrekening is.

U kan dadelik aanmeld en begin om inhoud te skep. Evernote is versoenbaar met 'n verskeidenheid dokumente, insluitend foto's, sigblaaie, artikels, tydlyne en notas. Die meeste dokumente kan ook hierdie dokumente toelaat.

Vervolgens kan u gebruikers by u sakrekening voeg. Klik op die ikoon aan die linkerkant wat sê: 'Voeg gebruikers by.' U kan hulle uitnodigings per e-pos stuur en hulle vra om aan te sluit.

Sodra u 'n gebruiker bygevoeg het, sal hulle die sentrale bewaarplek vir data en inligting kan sien. Hier word dit die. Genoem Ruimte Gids. U kan hulle ook toegang gee tot wysigings en veranderinge in die bewaarplek.

Met Evernote kan u ook aantekeninge maak, werkgesprekke instel, kortpaaie en etikette maak, dokumente skandeer en intyds met u kollegas saamwerk.

Waarvoor moet u in 'n dokumentbestuurstelsel kyk?

Alhoewel u keuses en voorkeure afhang van u behoeftes en sakedokumente, is hier 'n paar basiese kenmerke wat u altyd benodig:

1. Argiewe.

Die sagteware moet u toelaat om u dokumente in 'n sentrale bewaarplaas te argiveer, vir vinnige toegang en onmiddellike herwinning van inligting - byvoorbeeld, Zoho Docs.

2. Uitgebreide integrasie.

Die dokumentbestuursagteware moet maklike en uitgebreide integrasie bied met toepassings van derdepartye soos Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive en meer. Dit help om die dokumente naatloos uit te ruil. Evernote Besigheid is 'n wonderlike voorbeeld.

3. Grootmaatoplaai.

Sakescenario's bevat talle dokumente. Dit is moeilik en tydrowend om dit een vir een op te laai. Daarom moet u 'n dokumentbestuursinstrument kies wat dokumente grootliks kan oplaai.

4. Dokument sekuriteit.

Ondernemings gebruik dokumente vir die bestuur van dokumente om sensitiewe en geklassifiseerde dokumente te hanteer en te stoor. Die kompromie van sulke gegewens het gewoonlik verreikende gevolge vir ondernemings en kan selfs die bestaan ​​daarvan bedreig. Daarom is dit nodig om 'n dokumentbestuursinstrument te kies soos Digitale laai om kragtige datasekuriteit te verseker.

5. Voorbeelde met hoë resolusie.

As u 'n dokumentbestuursinstrument gebruik, moet u nie elke keer as u dit wil sien, 'n dokument aflaai nie. Die sagteware moet voorbeelde van hoë resolusie toelaat wanneer u wil.

Dit is nie 'n holistiese lys funksies nie. Daar is baie ander belangrike eienskappe waarna gebruikers kyk, insluitend 'n wye verskeidenheid sjablone, intydse geselsies, toegelate outomatiseringsvlak, funksie vir rekordbestuur en meer.

Uitvoerende opsomming.

Dit was van die beste beskikbare sagteware vir dokumentbestuur. Met hierdie digitale transformasie is die dae van papierdokumente lankal verby. Wolkberging is duidelik die beste opsie. Al hierdie instrumente het egter verskillende stelle vermoëns en USP's.

Daarom is dit geen reg om 'n duidelike wenner te verklaar nie; u keuse moet slegs afhang van u behoeftes en begroting.

As u byvoorbeeld op soek is na 'n gratis / bekostigbare, maar betroubare oplossing EverNote Besigheid kan 'n uitstekende keuse wees. As u egter die begroting het en 'n ondernemingsoplossing met meer gevorderde funksies benodig, wil u miskien saamgaan Smartsheet.

Lees die verskillende instrumente en hul funksies noukeurig deur voordat u u finale besluit neem.

Is daar dokumente vir die bestuur van dokumente wat u graag wil gebruik? Laat weet my in die kommentaar.

Verdere leeswerk op die terrein: Raadpleeg my gidse vir die meer inligting oor bedryfsagteware beste skedulering-programme, die top projekbestuur sagteware en die beste aanbiedingsinstrumente om hierdie jaar te probeer.